Accéder au contenu principal

Evénements BtoB : quels outils pour réussir ?

Vous êtes sur le point de créer un événement et vous vous demandez comment le réussir ? Des millions de choses traversent votre esprit et vous ne savez pas par où commencer ? Cet article devrait pouvoir vous aider.

Nous allons voir que de manière très simple votre événement BtoB peut réussir en suivant quelques conseils :

Avant l’événement

1) Être et rester organisé

Vous allez nous dire « forcément », mais ce premier point est primordial pour la réussite de votre événement. Et que vous soyez un pro de l’organisation ou non, il existe aujourd’hui des outils qui vous permettrons de gagner du temps sur votre organisation.
Vous pouvez utiliser Google Apps for work qui est gratuit. Cela vous permettra de communiquer, planifier, stocker des documents, partager et collaborer au mieux avec votre équipe.
D’autres outils axés plus spécifiquement sur la gestion de projet pourraient aussi vous rendre plus performant: Asana, Basecamp … Il en existe de nombreux, gratuits ou non, à vous de choisir.
Avec eventManager vous pourrez aussi planifier, partager vos documents avec vos collaborateurs, attribuer des tâches et bien plus encore.

2) Trouver le lieu et la date de l’événement

Pour le lieu, pensez avant tout aux personnes à qui l’événement sera sans doute adressé. Essayez d’imaginer quelles sont leurs attentes, quel genre de lieu pourrait les attirer. Pensez aussi aux côtés pratiques comme l’emplacement, la facilité d’accès en fonction des horaires et de parking. Ensuite, pensez au type d’événement que vous aimeriez faire et adapté le au lieu. Par exemple, si vous souhaitez échanger avec moins d’une dizaine de personne sur des conseils pour réussir sa création d’entreprise, vous pouvez tout simplement l’organiser dans un café. Pour trouver le lieu idéal, rien de mieux qu’internet ou une application mobile comme eventManager où vous pouvez suivre le choix de lieu des autres organisateurs et vous en inspirer.

Pour la date et l’heure, encore une fois, mettez-vous à la place de vos invités et déterminez l’heure à laquelle ils leur seraient plus propice d’être présents. Allez-vous faire une matinale, une soirée ou un afterwork ? Vous pouvez, par exemple, dans votre « Save the date » dont nous allons parler un peu plus tard, mentionner la date de votre événement mais pas l’heure de celui-ci. Vous pourrez ainsi proposer un sondage mettant en avant les horaires qui conviendraient le mieux à vos invités. Cela vous permettra de mieux établir une horaire mais aussi de voir qui sont déjà les personnes intéressées par votre événement. Une personne indiquant l’heure qui lui conviendrait le mieux est forcément une personne ayant un intérêt pour l’événement et désireuse de pouvoir y participer.

Une fois que vous avez réfléchit à la question « qu’est-ce que préfère mon invité ? » et « qu’est-ce qui correspond à mon événement ? » vous pouvez penser à la partie plus technique du choix du lieu. Pensez à faire une visite et à poser toutes vos questions, comme : les modalités d’annulation, la qualité de connexion à internet, les horaires pour préparer l’événement, accueillir et tout désinstaller. Listez bien toutes ces questions et demandez une confirmation écrite.

Après avoir trouvé le lieu de votre événement, pensez à vérifier auprès de votre assurance quels sont les risques couverts. Comme on dit : il vaut mieux prévenir que guérir.

3) Préparer la liste d’invités

Vous savez déjà à peu près quel public vous souhaitez atteindre avec votre événement. Il faut maintenant créer et affiner votre liste. En fonction du type d’événement et l’impact que vous souhaitez, vous pouvez inviter : vos clients, partenaires, influenceurs, la presse …

Afin de vous faciliter la vie avec l’envoi et la gestion des invitations, vous avez avec eventManager, un module complet appelé « événement » qui vous permettra de:
a) Créer l’événement
b) Importer vos contacts et créer une liste d’invités
c) Envoyer des e-mails et SMS pour informer et relancer vos invités
d) Gérer les participants et la billetterie
e) Émettre des billets et des badges
f) Scanner le jour J les présents

4)  Partager l’événement

  1. Save the date:
    Deux mois avant votre événement pensez à envoyer un email contenant un « Save the date » afin d’informer vos invités de cet événement. Cela permettra d’attiser dans un premier temps leur intérêt.
  2. Invitations:
    Envoyez vos invitations un mois avant l’événement et demander à vos invités de confirmer leur participation. Cela vous permettra d’être un peu plus certain du nombre de personnes qui seront présentes lors de l’événement et d’anticiper les besoins logistiques.
  3. Diffusion sur les réseaux sociaux:
    Vous pouvez avant même d’envoyer le « save the date » à votre liste d’invités, poster sur les réseaux sociaux et parler de votre événement afin de créer un engouement autour de celui-ci, notamment si c’est un événement public. Si c’est un événement privé, cela permettra de montrer que votre entreprise est active, d’attiser la curiosité et renforcera votre image de marque.
  4. Médiatisation par la presse, blogueurs, influenceurs :
    Si votre événement nécessite la presse ou des influenceurs, pensez à les démarcher assez rapidement afin d’être certain d’obtenir un contrat ou une collaboration. Pensez à mettre à jour vos dossiers de presse en fonction de vos interlocuteurs. En effet, échanger avec un journal et échanger avec un influenceur sont bien deux choses différentes. Il faudra donc adapter votre contenu mais aussi votre stratégie. Par exemple, proposez l’exclusivité à un média particulièrement stratégique pour vous, préférez des cadeaux et petites attentions pour vos influenceurs.

6) Anticiper la logistique

La logistique est la partie la plus compliquée lorsque vous organisez un événement. Pensez bien à l’anticiper. Avec eventManager, on a pensez à tout. Vous pouvez suivre en temps et en heure le nombre de participants, allouer un nombre limite de places à votre événement mais aussi plus particulièrement à vos conférences. Vous pouvez gérer l’hébergement de vos invités ou de vos intervenants ainsi que le mode de transport. Vous voulez proposer une navette allant de la gare à votre événement ? eventManager vous permet de placer vos invités sur les différents créneaux et calculera pour vous le nombre de place restantes.

 

Pendant l’événement

1) Faire de votre événement une vraie expérience

Vous l’avez bien compris, où que l’on soit maintenant, il est toujours primordiale d’apporter une vraie expérience client. Il n’est désormais plus question d’informer pour informer ou de vendre pour vendre. Mais de belle et bien informer un client de façon unique, de le faire interagir et participer. De vendre un produit qui a une vraie valeur ajoutée, de le faire tester,  et le présenter par des influenceurs dans le domaine.
Il existe de nombreuses façons de faire vivre votre événement. Pensez à intégrer des vidéos, à louer un PhotoBooth, jouez sur les lumières , les sons. Tous les sens doivent être en action. La qualité de votre traiteur sera, d’ailleurs, un très bon moyen d’activer un de ces sens : le goût !

Chez eventManager, nous proposons pendant les événements le « Flash Game ». Le but étant que tous les participants téléchargent l’application mobile eventManager afin que chacun d’entre eux puissent scanner le profil des autres présents. La personne qui scanne le plus de contacts est le vainqueur. Cela permet ainsi aux personnes d’échanger entre elles et d’éviter la soirée catastrophique où personne ne communique.

2) Diffuser, encore et toujours, sur les réseaux sociaux

Voilà, une autre règle primordiale. Pendant votre événement, pensez à rester connecté sur les réseaux sociaux. Il est important qu’une personne communique sur l’événement afin de le faire vivre pour les personnes qui n’ont pas pu être présentes mais aussi pour celles qui le sont. Nous sommes désormais tous connectés et nous aimons tous mettre en avant nos participations aux événements. Il faut donc créer du contenu qui pourra être partagé ou retweeté facilement.
Par ailleurs, vous n’organisez peut être pas des événements toutes les semaines ou tous les mois, c’est donc le moment d’en profiter et de créer du contenu corporate et attractif. Hop, une photo de l’équipe devant le logo de l’entreprise. Voilà du contenu instantané et corporate comme on aime.

Après l’événement

  1. Enquêter

Dans un email, remerciez vos participants de leur présence et posez leur quelques questions concernant l’événement, les intervenants, les présentations, le buffet, le lieu, la date et l’heure. Ceci vous permettra de savoir si l’événement s’est bien déroulé et ce qu’il y a à améliorer. En parlant d’enquête, sachez qu’eventManager vous permet de créer en un rien de temps une enquête de satisfaction et d’obtenir une analyse détaillée des réponses.

Vous pouvez aussi réaliser un sondage sur les réseaux sociaux auprès des personnes n’ayant pas participé afin de savoir qui serait intéressé par le prochain événement. Votre forte présence sur les réseaux sociaux durant l’événement donnera certainement envie aux absents de participer la prochaine fois.

2. Informer du prochain événement

Si votre événement est un événement récurrent, pensez à fournir dans votre mail de remerciements, les informations sur votre prochain événement. Si vous pouvez d’ores et déjà leur permettre de s’inscrire cela permettra à ceux qui ont été très contents de l’événement de faire à nouveau parti de la prochaine liste d’inscrits. Cela vous permettra aussi de ne pas perdre cette personne qui commence à être un prospect potentiel pour votre entreprise.

Besoin d’aide ?

Vous recherchez un logiciel pouvant vous aider à gérer vos événements de A à Z ? Contactez-nous

eventManager est peut-être la solution qu’il vous faut !

 

Et vous quels conseils donneriez vous pour réussir son événement BtoB ? Partagez votre expérience avec nous.

La team

Catégories

Non classé

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur la façon dont les données de vos commentaires sont traitées.