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5 façons de gagner du temps lors de l’organisation de votre événement

Chaque événement représente un défi. Cependant, vous pouvez optimiser votre façon de traiter ces problèmes en réduisant le temps que vous consacrez aux défis logistiques prévus.

1) Demander aux participants d’imprimer leurs badges à la maison

Une technique qui vous fait gagner du temps consiste à envoyer les badges de présence avec le courrier électronique de bienvenue et à demander aux participants de les imprimer à la maison. Mentionnez dans la lettre que le fait de ne pas avoir de badge à l’arrivée et d’imprimer le badge sur site entraînera des frais supplémentaires.

De cette façon, les gens auront déjà leur badge le matin de l’événement et la seule chose dont ils auront besoin est le porte-badge, qu’ils pourront récupérer sur place.

2) Préparer une équipe de bénévoles

Un autre bon moyen de gagner du temps lors de l’événement consiste à former un groupe de bénévoles et à les préparer à tout problème ou défi pouvant survenir tout au long de la journée. Il est très important d’informer les volontaires avant l’événement et de leur faire savoir ce qui pourrait se passer et comment ils devraient faire face à la situation ou demander l’aide d’un membre de l’équipe de planification.

En ayant des volontaires en charge de différents domaines de l’événement, vous allégerez la charge de travail de chacun, y compris du vôtre, ce qui vous laissera du temps pour gérer de graves problèmes de logistique.

3) Concevoir des panneaux de signalisation clairs et simples

Un problème qui peut faire perdre tout le temps à tout le monde est la gestion des invités perdus ou des personnes qui ne peuvent pas trouver leur chemin à travers la salle. Pour éviter cela, installez des panneaux clairs et faciles à comprendre indiquant où se trouvent les différentes sessions et salles.

Vous pouvez également demander à certains volontaires de rester dans des endroits stratégiques (tels que des passages difficiles ou des points menant à des endroits différents), où ils pourraient aider les participants à trouver la ou les salle (s) dont ils ont besoin.

4) Mettre en place une carte des activités de l’événement

Chaque activité nécessite généralement une préparation préalable. Par exemple, si une table ronde démarrant dans une heure nécessite une traduction simultanée, vous devez disposer de personnes offrant des casques et des kits de traduction. Une activité de groupe créative qui commence dans moins d’une demi-heure nécessite des fournitures (papier, stylos, crayons, etc.) prêtes à être placées à chaque table.

Pour gagner du temps et rester bien préparé, créez un document (pour vous et votre équipe) qui spécifie tous ces détails et qui doit en prendre soin. Préparer à l’avance minimisera le facteur d’incertitude et vous fera gagner du temps.

5) Automatiser la communication ciblée

S’engager avec différents types de participants et communiquer avec eux au cours de l’événement est crucial pour fournir des informations importantes ou pour permettre à un groupe de faire quelque chose (comme se rendre dans un endroit différent du lieu d’un atelier). L’envoi de messages ciblés à certains groupes par SMS est un gain de temps considérable.

 

En conclusion, les problèmes logistiques sont souvent ceux qui nous font perdre le plus de temps le jour de l’événement. Les anticiper vous permettra naturellement de gagner du temps dans l’organisation de votre événement.

N’hésitez pas à partager vos conseils et vos expériences en commentaire.

Club Success Builder - eventManager

 

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